Als er één vraag is die ik héél vaak krijg, dan is het deze:
“Hoeveel koeken raden jullie aan om mee te nemen naar een beurs?”
En eerlijk? Er is geen standaard antwoord dat voor iedereen werkt. Elk bedrijf, elk event en elke beurs is anders. Maar gelukkig heb ik inmiddels met heel wat klanten samengewerkt die wél ervaring hebben met koeken op beurzen – en ik heb ze gevraagd hoe zij hun keuze destijds hebben gemaakt.
Hun reacties waren verrassend slim, creatief én realistisch. In deze blog deel ik hun aanpak, zodat jij als beursdeelnemer een betere inschatting kunt maken. Want of je nou 100 koeken bestelt of 1000: het gaat erom dat het past bij jouw situatie.
Stap 1: Bepaal je doel – wat wil je met de koeken bereiken?
De allereerste vraag die je jezelf moet stellen is: wanneer wil je iemand een koek geven?
- Wil je ze gebruiken als ‘strooigoed’, iets leuks om uit te delen aan iedereen die langskomt?
- Of geef je ze alleen aan mensen met wie je een goed gesprek hebt gehad?
- Of juist als extraatje bij een kopje koffie op je stand?
Een klant deelde:
“Laat je ze op de stand liggen voor bij een kopje koffie, of ga je ze actief uitdelen in het gangpad? Wij deden dat laatste – en rekenden op zo’n 10% van het totaal aantal beursbezoekers. Bij 1500 bezoekers bestelden we 150 koeken en hielden er uiteindelijk zo’n 20 over.”
Een slimme aanpak dus: denk niet in het totaal aantal beursbezoekers, maar in hoeveel mensen je écht wilt bereiken.
Stap 2: Kijk naar je locatie op de beursvloer
Je plek op de beurs maakt uit. Sta je op een drukke locatie of een wat rustiger hoekje?
“Wij stonden niet echt op een A-locatie, meer in een zijpad. Daardoor kwamen er minder mensen langs dan gehoopt. We hebben toen bewust wat minder koeken meegenomen.”
Sta je op een centrale plek of bij het koffiepunt? Reken dan op meer aanloop. Zit je wat meer aan de zijkant? Dan kun je de aantallen iets lager inschatten.
Stap 3: Gebruik wat je wél weet
Soms heb je wél concrete cijfers om op te bouwen. Een klant keek bijvoorbeeld naar het aantal kopjes koffie dat ze schonken op de stand:
“Onze barista vertelde dat we zo’n 150 kopjes koffie per dag schonken. Op basis van ervaring kiest ruim de helft voor een koekje. Dat rekende ik af op 100 koeken per dag. Voor drie beursdagen bestelde ik 300 koeken, plus 100 extra als marge.”
Wat mij betreft: een betrouwbare aanpak. Kijk naar de praktijk: hoeveel bezoekers verwacht je écht te spreken, hoeveel koffie schenk je, hoeveel flyers deel je uit – en reken daar een veilige marge bij op
Stap 4: Neem liever iets te veel dan te weinig
Bijna iedereen die ik sprak zei hetzelfde: liever iets over, dan te weinig.
“We hadden zo’n 50 koeken over, maar die hebben we na de beurs gewoon op kantoor bij de koffieautomaat gelegd.”
“De houdbaarheid is lang genoeg om ze ook bij een volgend event te gebruiken.”
En dat klopt. Onze koeken zijn per stuk verpakt en blijven zo’n 1 à 2 maanden goed. Dus wat je overhoudt, kun je nog prima gebruiken – op kantoor, bij een volgende beurs of als bedankje voor klanten.
Mijn advies op basis van alle ervaringen
Op basis van wat klanten delen, zou ik ongeveer het volgende aanhouden:
Gebruik je de koeken alleen bij gesprekken of koffie?
➤ Reken met 150–250 stuks.
Wil je actief uitdelen aan voorbijgangers?
➤ Denk aan 250–500 koeken, afhankelijk van de verwachte drukte.
Sta je meerdere dagen op de beurs?
➤ Vermenigvuldig het aantal per dag en tel daar 10–20% marge bij op.
En wees vooral niet bang om wat extra’s te bestellen. Omdat je ze langer kunt bewaren kun je ze ook op een ander event uitdelen, of je collega's blij mee maken natuurlijk.
Twijfel je nog?
Laat me gerust weten wat voor beurs het is, wat je doel is en hoeveel bezoekers je verwacht. Dan denk ik graag met je mee over een passende hoeveelheid. Samen zorgen we ervoor dat jouw koeken niet alleen opvallen, maar ook perfect aansluiten bij jouw beursstrategie.
